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Il co-fondatore di Uptool, Alex Huckstepp, ha parlato con noi delle sfide che affrontano le aziende manifatturiere e di come il suo team intende supportarle.
Preventivazione rapida: dati di input frammentati
Raccontaci qualcosa del tuo background e di come ti ha portato a Uptool.
Io e il mio co-fondatore Benny Buller abbiamo fatto carriera nelle tecnologie di produzione avanzata. Benny ha fondato Velo3D, l’azienda di stampa 3D in metallo. Io ho lavorato in diverse startup di stampa 3D e produzione robotizzata, tra cui Carbon e Machina Labs.
Circa due anni fa abbiamo iniziato a chiederci cosa costruire dopo. Abbiamo passato del tempo con vari produttori e ci siamo concentrati sulle piccole officine meccaniche e carpenterie. Gestivano ancora tutta la documentazione e l’amministrazione con carta e penna o con semplici fogli di calcolo: preventivi, magazzino, qualità, tutto.
Nessun ERP esistente funzionava davvero bene per loro, quindi abbiamo deciso di sviluppare un sistema operativo pensato per piccoli produttori con alta variabilità, sfruttando l’IA per renderlo facilmente adottabile e veloce da implementare.
Com’è oggi il processo di preventivazione in queste realtà?
Che si tratti di un’officina meccanica o di una carpenteria, il flusso di lavoro è sorprendentemente simile. Ricevono e-mail con una combinazione di file CAD, disegni tecnici e distinte base in fogli di calcolo o PDF, oltre a informazioni non strutturate nel corpo dell’e-mail.
I primi 5–10 minuti di ogni preventivo servono solo a scaricare i dati, organizzare i file e aprirli in visualizzatori CAD o PDF per capire cosa stia davvero chiedendo il cliente. Devono anche verificare che non ci siano informazioni in conflitto.
È un lavoro di dettaglio che richiede attenzione prima ancora di poter iniziare la vera e propria quotazione.
Sembra un processo lungo e macchinoso. Ma la velocità di preventivazione è fondamentale per aggiudicarsi le commesse, giusto?
È il fattore principale. La maggior parte dei professionisti dell’industria sa che, quando qualcuno invia una richiesta di offerta (RFQ), probabilmente ha contattato anche altre due o tre officine. Per prototipazione o lavorazioni urgenti, il cliente di solito sceglie il primo preventivo ragionevole che riceve. Se rispondi più in fretta, aumenta il tasso di conversione. È così semplice.
10 volte più veloce: dall’e-mail al preventivo
Guidaci nello stesso processo con Uptool.
Si parte da un’integrazione e-mail. La nostra IA identifica automaticamente che un’e-mail in arrivo è una RFQ e la importa nella piattaforma. Così, un utente può aprire un’e-mail con 50 file e vedere subito le 12 parti specifiche richieste.
Abbiniamo i file CAD ai disegni PDF ed estraiamo codici parte, revisioni, descrizioni, quantità, materiali e finiture.
Da lì automatizziamo la stima dei costi di materiale e finitura. Per la lamiera automatizziamo quasi completamente i costi di taglio laser, taglio a getto d’acqua e piegatura. Per gli assiemi ricaviamo la gerarchia della distinta base (BOM) dai file CAD o dal foglio di calcolo, identifichiamo le quantità delle parti figlie, eliminiamo i duplicati e applichiamo lo stesso processo.
Quale input umano richiede Uptool?
Per ogni stima, l’utente inserisce comunque alcuni campi critici. In caso di lavorazioni meccaniche, indica tempo di programmazione, tempo di attrezzaggio, tempo ciclo e numero di operazioni. Decide quale macchina utilizzare. Imposta il lead time e il prezzo finale.
Un conto è calcolare i costi, un altro è definire il prezzo finale: è quasi un’arte. Entra in gioco la strategia, in base al cliente e alla proposta di valore. Non cerchiamo di indovinare ricarichi o lead time legati alla capacità produttiva. Ci occupiamo degli aspetti prevedibili, così l’officina può muoversi dieci volte più velocemente restando però in controllo delle decisioni che richiedono esperienza.
In media, i nostri utenti sono passati da circa 15 minuti per parte a un minuto e mezzo. Questo è il miglioramento 10x.
Parli di un sistema operativo. Cosa fa oltre alla preventivazione?
Ogni cliente ha una dashboard centrale che, di fatto, è una sala di controllo. Si integra con l’e-mail e si popola automaticamente. Le officine possono fare triage e dare priorità alle RFQ, oltre a visualizzare l’intera cronologia.
In background stiamo anche sviluppando un CRM automatico che associa le richieste di offerta al contatto e all’azienda corretti, così è possibile monitorare pattern d’ordine e tassi di successo senza inserimenti manuali.
Siamo integrati anche con QuickBooks, quindi i preventivi si trasformano in ordini o fatture con pochi clic. Inoltre, offriamo una funzione per stampare i “traveler” direttamente dall’applicazione.
Dato che i nostri utenti definiscono una routing dettagliata già in fase di preventivo, quando arriva l’ordine possono stampare il documento e usarlo come istruzioni di produzione direttamente in officina.
Puoi approfondire la funzione relativa alle istruzioni?
Sì, abbiamo una funzionalità che consente di stampare i “traveler” (ordini di lavoro) direttamente dalla nostra applicazione. Quando si prepara un preventivo nel nostro sistema, abbiamo reso molto semplice includere un livello di dettaglio elevato. È possibile costruire la routing e tutti gli step di produzione necessari direttamente nella stima.
Nei fogli di calcolo o in sistemi legacy macchinosi, spesso si preventiva a un livello alto, considerando materiale, tempo e finitura. Una preventivazione dettagliata è semplicemente troppo lenta.
Poiché il nostro strumento automatizza gran parte del lavoro iniziale e offre un’interfaccia veloce, la maggior parte dei nostri utenti definisce routing dettagliate già in fase di preventivo.
Questo significa che, una volta ricevuto l’ordine, possono utilizzare il traveler stampato come istruzioni di produzione sullo shopfloor. Anche se non siamo ancora un ERP, MRP o MES completo, è una funzionalità di grande valore per le piccole officine che spesso non dispongono di questi sistemi.
Il sistema impara dai miei preventivi passati per diventare più accurato nel tempo?
Durante l’onboarding, che dura circa un’ora, carichiamo i macchinari dell’officina, i processi interni e le tariffe associate a tali risorse.
Da lì, se un utente modifica in modo costante una variabile specifica, il software lo memorizza e applica l’impostazione alle stime future.
Quando un’officina avrà elaborato un numero elevato di preventivi tramite l’applicazione, avremo dati sufficienti per diventare molto più predittivi, usando il matching tra geometrie e requisiti per suggerire come potrebbero prezzare parti simili a quelle già gestite. Questo livello di apprendimento più profondo non è ancora stato rilasciato, ma è in arrivo.
Molti founder in questo settore sottolineano che l’accesso a modelli 3D e dati reali è la parte più difficile, ma essenziale, per costruire strumenti efficaci. Come avete acquisito i dati necessari per ottenere accuratezza?
Siamo stati fortunati ad avere fin dall’inizio partnership solide e basate sulla fiducia. Poco dopo aver fondato l’azienda due anni fa, abbiamo sviluppato un prototipo che ci ha permesso di collegarci a diverse officine meccaniche.
Mantenendo i loro dati rigorosamente protetti, abbiamo potuto osservare l’intero workflow, dalla prima e-mail al preventivo finale e a tutti gli scambi intermedi. Questo ci ha permesso di capire esattamente dove l’IA potesse essere più utile. Attraverso quel processo abbiamo valutato il software su migliaia di disegni e file CAD in tempi molto rapidi, un passaggio essenziale per costruire un prodotto robusto e general purpose, adatto alla maggior parte delle officine.
Preventivi più rapidi, più commesse vinte
Siete usciti dalla modalità “stealth” poche settimane fa. Quante officine stanno usando la soluzione?
Non vogliamo fornire un numero preciso perché cambia quasi ogni giorno, ma oggi abbiamo già diverse decine di clienti. Il nostro obiettivo è arrivare a centinaia entro la fine dell’anno.
Il profilo ideale è un’officina meccanica o una carpenteria con 10 dipendenti o meno. Può sembrare poco, ma la maggior parte delle officine negli Stati Uniti rientra effettivamente in questa categoria. Abbiamo anche clienti con 20–30 persone, ma il nostro focus resta la piccola officina. Storicamente, nessuno ha costruito strumenti per queste aziende realmente compatibili con il loro modo di lavorare.
Qual è l’impatto maggiore riscontrato dai vostri primi utenti?
Il tasso di successo. Per un’officina non c’è nulla di più importante che vincere commesse. Tutto il resto viene dopo.
Inoltre, il risparmio di tempo è enorme. Molti titolari passano ore ogni giorno su attività ripetitive legate ai preventivi. La maggior parte non ha avviato un’officina perché ama fare preventivi. Alcuni li odiano, sapendo che finiranno per farli a notte fonda dopo aver messo a letto i figli.
La migliore elaborazione delle informazioni aiuta anche a intercettare errori?
Sì, a volte vediamo dati in conflitto, come un disegno che indica un materiale nelle note e un altro nel cartiglio. Il software sta diventando sempre più bravo a segnalare questi conflitti, così l’utente può prendere una decisione consapevole.
Inoltre, riduciamo gli errori gestendo il lavoro amministrativo, in modo che l’utente possa concentrarsi sui dettagli più delicati. Ha più tempo per studiare davvero il disegno e assicurarsi di non perdere informazioni importanti.
195 dollari al mese, senza vincoli
Qual è il prezzo?
Per un’officina con una o due persone si parte da 195 dollari al mese. Pagamento mensile, nessun costo iniziale, setup e supporto inclusi. Se qualcuno disdice dopo un mese, avrà speso qualche centinaio di dollari e circa un’ora del proprio tempo.
Per officine più grandi, il prezzo scala fino a circa 2.000 dollari al mese in base alle dimensioni.
Quali tipi di file può leggere Uptool?
Per la traduzione nativa dei CAD collaboriamo con fornitori esterni, quindi accettiamo praticamente qualsiasi formato: file nativi SolidWorks, Catia, ProE e formati neutri come STEP e IGES.
Circa il 99% dei disegni tecnici che vediamo sono PDF, ma gestiamo anche DXF e DWG.
La velocità come principio guida
Puoi dirci qualcosa sulla vostra roadmap futura?
Non possiamo condividere troppi dettagli specifici per ora, ma il tema centrale è la velocità. Abbiamo un team di ingegneri software estremamente talentuoso che sfrutta l’IA in ogni modo possibile, dalla scrittura del codice fino alla sua integrazione nel prodotto.
Il nostro obiettivo è aiutare le officine a essere iper-reattive. Si parte dalla preventivazione per vincere la commessa, ma si arriva fino a consegnare il pezzo al cliente il più rapidamente possibile, conforme alle specifiche e con piena tracciabilità. Stiamo costruendo un sistema operativo per massimizzare automazione e velocità senza sacrificare il controllo da parte del titolare.
Se si guarda al quadro generale della manifattura negli Stati Uniti, ci sono sfide come costi elevati di manodopera, energia e compliance rispetto ai Paesi a basso costo. Tuttavia, un fornitore locale che comprende il tuo prodotto e i requisiti ha un valore enorme.
Non è necessario essere sempre l’opzione più economica, ma bisogna essere rapidi per competere. Gli ingegneri delle aziende hardware “next-gen” — come SpaceX, Tesla, Rivian o le startup della fusione nucleare — hanno tutti un requisito costante: la velocità. Devono iterare rapidamente e sono disposti a pagare per farlo. Se non riescono a ottenere tempi rapidi a livello locale, guarderanno altrove. La velocità è il nostro principio guida.
Ci sono altri strumenti di IA nel manifatturiero che trovi interessanti?
Le aziende che automatizzano l’analisi dei disegni tecnici stanno facendo un lavoro eccellente. Credo abbiate intervistato DraftAid. Un altro è Drafter. Pensiamo che i loro prodotti siano fantastici.
C’è anche molto fermento attorno a text-to-CAD e simulazione con IA. Sono tecnologie interessanti, ma al momento sembrano più adatte alla R&S delle grandi aziende. I piccoli produttori che serviamo hanno bisogno di soluzioni mature, pronte all’uso, che possano adottare rapidamente e che offrano un impatto immediato.
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